Städning och GDPR

Städa upp i ert PI-konto

Att ha ett PI-konto som enbart innehåller data för nuvarande medarbetare och aktiva kandidater är viktigt för att säkerställa en tydlig och uppdaterad översikt över ert konto, samtidigt som ni uppfyller kraven för GDPR och minimerar risken för att lagra inaktuell information. 

Nedan ser ni några steg att starta med för att städa upp i ert PI-konto.

1. Få en överblick över alla profiler i ert konto

• Genom att ladda ner en CSV fil på alla profiler i ert konto kan ni få en bra överblick över hur många medarbetare och kandidater som finns i ert konto, samt vilka profiler som ska uppdateras eller raderas. 
• På startsidan i PI systemet, gå till "Nyligen slutförda assessments" längst ner till vänster och klicka på "Visa alla". Markera sedan rutan längst upp till vänster och välj "Allt på den här sidan är valt. Välj alla X objekt".
• Till höger, klicka på "Admin" och därefter "Ladda ner som CSV".
  Om det finns många profiler i ert konto kan det ta en stund för filen att skapas.

2. Se till att alla nuvarande medarbetare har typen "Anställd" och att de har en företags mejladress kopplat till sin profil. 

• Ändring av typ och email för en person: 
  • Gå in på personens profil och klicka på pennan bredvid deras namn
  • Här kan du hitta personens information, samt ändra deras email address och uppdatera deras typ till Anställd
  • Tryck på Spara, och deras mejladress och status ändras. 
• Ändring av typ för flera personer: 
  • Gå till Bläddra - Mappar, och klicka på den mapp som innehåller profiler du vill ändra typ på
  • Markera de profilerna som du vill göra till "Anställd" genom att markera rutan till vänster om deras namn
  • Till höger, klicka sedan på "Admin" och tryck "Uppdatera Typ"
  • En popup kommer att öppnas och fråga vilken typ du vill ändra de markerade profilerna till. Tryck på "Anställd" och Spara. 

3. Se till att alla aktiva kandidater är taggade som "Sökande"

• Om det i ert konto finns profiler för kandidater som är markerade som "Okänd" eller "Annan", följ då samma steg som i Steg 2 ovan för att ändra deras typ till "Sökande".

4. Se till att alla gamla kandidater och tidigare anställdas data raderas

• Se mer information om hur man automatiskt kan kan anonymisera gammal kandidatdata här!
  

5. För PI administratörer: Se till att gamla användare är deaktiverade

• Klicka på ditt namn i högra hörnet - Administration
• Under Användarhantering så ser du alla användare i ert konto
• Gå igenom listan och deaktivera användare som inte längre skall ha tillgång genom att klicka på den lila ikonen bredvid deras namn så den blir grå. 

Stegen ovan är inte bara hjälpsamma för att städa upp inne i ert PI konto, utan är också ett bra sätt att säkerställa att er datahantering följer GDPR-kraven. Ni kan även läsa mer om GDPR på våran blogg.