Utvecklingssamtal

Utvecklingssamtal – skräddarsy och ge förutsättningar till förändring

Nu såhär i slutet av året är det många av våra kunder som håller utvecklingssamtal, eller medarbetarsamtal som det också kallas. Vi vill därför passa på att ge lite konkreta tips och råd för hur dessa samtal kan skräddarsys för att ge medarbetaren och chefen rätt förutsättningar att nå verksamhetens mål. Självklart ser vi att Predictive Index har en viktig roll att spela i att skräddarsy samtalet och ge förutsättningar till förändring och utveckling. Nedan berättar vi hur.

Samtal som utvecklar både medarbetare och chef

Utvecklingssamtalet ger tillfälle att prata om frågor som är viktiga för medarbetaren och dennes utveckling och chefen ges möjlighet att få återkoppling kring sitt ledarskap. Något som är viktigt att komma ihåg är att utvecklingssamtalet ger möjlighet till ett längre, ostört samtal som kan öka förståelsen för varandras synsätt och behov. Detta kan förbättra arbetsklimatet, samarbetet och ge rätt förutsättningar till förändring.

Kommunicera medvetet för att skapa förståelse

För att ett utvecklingssamtal eller medarbetarsamtal ska ge resultat måste chef och medarbetare lyssna och försöka förstå varandras synsätt och behov. Då samtalet går ut på att värdera en individs prestation, innebär det ofta att känslor och attityder kommer till uttryck.

Albert Mehrabian gjorde 1971 en nu mycket känd och citerad undersökning, som visade att när vi kommunicerar känslor och attityder så står kroppsspråket för 55%, rösten för 38% och orden för 7%. Mehrabians slutsats var, att om orden och kroppsspråket motsäger varandra, litar vi främst till kroppsspråket. Detta eftersom det är mycket svårare att ljuga med kroppsspråket än med orden som sägs när vi kommunicerar känslor och attityder.

Skräddarsy kommunikation och upplägg

Förutom att tänka på kroppsspråket ska du göra dig en klar bild av vem det är du har framför dig i ditt utvecklingssamtal. Vad är det personen ”lyssnar och går igång på”?

Ett sätt är att skräddarsy kommunikation och upplägg utifrån personens drivkrafter och behov. Här råder vi därför alltid våra kunder att ta hjälp av personens PI-profil.

Att samtala med en person som är analytisk och vill få möjlighet att reflektera (C/B) och lägger stor vikt vid regler, punktlighet och korrekthet (D/C) kommer nämligen att vara helt olikt ett samtal med någon som snarare är verbal och livfull (B/C) och är obesvärad av oklarheter (C/D).

Likaså bör planen för medarbetarens vidare utveckling anpassas. Drivs personen av att utmanas (högt A)? Se då till att formulera lockande mål tillsammans! Drivs personen av variation och omväxling (lågt C)? Se då till att säkra att personen ständigt har många bollar i luften!

Kopplat till alla PI-profiler finns en guide kallad ”Personlig Utveckling”. Guiden ger exempel på styrkor och utvecklingsområden baserat på personens PI-profil. Har ni en kravprofil på den roll medarbetaren har, använd då intervju- eller coachningsguiderna.

Konkreta tips

Utvecklingssamtalet ska leda till att medarbetare och chef tillsammans får en tydlig bild av medarbetarens prestation det gångna året. Nedan finner du exempel på vad som kan ingå i samtalet.

  • Hur medarbetaren har lyckats hittills
  • Vad har varit bra – vad kan förbättras
  • Vad förväntas av medarbetaren framöver
  • Inom vilka områden behöver medarbetaren utvecklas
  • Vilka förändringar kan behövas kopplade till ovan (både kring uppgifter, kunskap och beteende)
  • Hur utveckling ska gå till

 

I slutet av samtalet, eller i ett separat möte, ska medarbetare och chef alltid dokumentera vad de har kommit fram till. Detta görs i en utvecklingsplan och är den överenskommelse som ligger till grund för lönesamtalet. Utvecklingsplanen är även grunden inför nästa utvecklingssamtal Utvecklingsplanen bör innehålla:

  • Medarbetarens kommande arbetsuppgifter
  • Medarbetarens utvecklingsområden och den kompetensutveckling ni kommit överens om
  • Tidsplan med uppföljningsmöten och budget

En enkel sökning på Google ger dig mycket matnyttigt gällande utvecklingssamtal. Bland annat på Ledarna och Arbetsmiljöupplysningen.